Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

  1. Titolare del trattamento
    Il Titolare del trattamento è:
    Macava Italia S.r.l.
    Sede legale: Via Senato 12, 20121 Milano (MI)
    Codice Fiscale e Partita IVA: 14028230960
    Numera REA: MI-2757621
    PEC: macavaitaliasrl@pecimprese.it
  2. Finalità del trattamento e base giuridica
    I dati personali raccolti tramite il sito web wlsfmilan.com
    saranno trattati per le seguenti finalità:
    1. Gestione della registrazione e partecipazione all’evento
      • Registrazione all’evento;
      • Emissione dei biglietti;
      • Comunicazioni logistiche e organizzative;
      • Assistenza all’utente e gestione amministrativo-contabile.

      Base giuridica: esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
      Natura del conferimento: obbligatoria.
      Il mancato conferimento comporta l’impossibilità di completare l’acquisto.

    2. Adempimento di obblighi di legge
      • Obblighi fiscali, contabili e di sicurezza.

      Base giuridica: adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
      Natura del conferimento:

    3. Invio di comunicazioni promozionali e informative su eventi e iniziative future
      • Invio di newsletter, inviti, aggiornamenti tramite e-mail, SMS, telefono, posta.

      Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).
      Natura del conferimento: facoltativa. Il mancato consenso non pregiudica la partecipazione all’evento.

    4. Comunicazione dei dati a partner selezionati dell’evento
      • Comunicazioni informative o promozionali da parte di sponsor e partner istituzionali o commerciali del Forum.

      Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).
      Natura del conferimento: facoltativa.

  3. Categorie di dati trattati
    I dati trattati possono includere:
    • Dati anagrafici (nome, cognome);
    • Dati di contatto (e-mail, telefono);
    • Informazioni relative al pagamento (tramite provider terzo);
    • Eventuali preferenze alimentari o accessibilità (se raccolti in fase di registrazione);
    • Eventuali immagini/video in cui l’interessato potrebbe essere ritratto durante l’evento (in caso di documentazione audiovisiva).
  4. Modalità di trattamento
    Il trattamento avviene con modalità manuali e informatizzate,
    nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e integrità,
    adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate.
  5. Destinatari o categorie di destinatari dei dati
    I dati potranno essere comunicati a:
    • Fornitori di servizi strettamente legati alla gestione dell’evento (es. biglietteria, logistica, sicurezza, IT);
    • Consulenti e soggetti che trattano dati per conto del titolare (es. commercialisti, studi legali);
    • Partner e sponsor dell’evento (solo in caso di consenso);
    • Autorità pubbliche competenti, ove richiesto dalla normativa.

    Tutti i soggetti sopra indicati operano come Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR o come autonomi Titolari.

  6. Trasferimento di dati verso Paesi terzi
    I dati non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora ciò avvenisse, sarà garantito il rispetto delle condizioni di cui agli artt. 44 e ss. GDPR, anche mediante clausole contrattuali standard.
  7. Periodo di conservazione dei dati
    • Dati necessari alla partecipazione: conservati per la durata dell’evento e per ulteriori 10 anni ai fini contabili e fiscali.
    • Dati trattati per finalità di marketing: conservati per un periodo massimo di 24 mesi dal consenso.
    • Dati comunicati a terzi per finalità promozionali: conservati per 12 mesi salvo revoca.
  8. Diritti dell’interessato
    L’interessato ha diritto di:
    • accedere ai dati personali (art. 15 GDPR);
    • chiederne la rettifica o cancellazione (artt. 16 e 17);
    • limitare il trattamento (art. 18);
    • opporsi al trattamento (art. 21);
    • revocare il consenso prestato (art. 7);
    • proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (art. 77).

    Le richieste possono essere inviate al Titolare all’indirizzo e-mail sopra indicato.

  9. Processi decisionali automatizzati
    Non è previsto alcun processo decisionale automatizzato né attività di profilazione.
  10. Riprese fotografiche e audiovisive dell’evento
    Nel corso del World Longevity & Sustainability Forum Milan,
    organizzato da Macava Italia S.r.l.,
    potranno essere effettuate riprese fotografiche,
    video e audio che documenteranno i momenti salienti dell’evento, comprese immagini dei relatori,
    dei partecipanti e dell’ambiente circostante.

    Tali riprese potranno essere utilizzate da Macava Italia S.r.l. per le seguenti finalità:
    • documentazione e archiviazione interna dell’evento;
    • diffusione sui canali ufficiali del Titolare (es. sito web, social media, newsletter);
    • materiali promozionali e informativi relativi a future edizioni dell’evento o iniziative analoghe.

    Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla promozione delle proprie attività istituzionali e commerciali (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell’interessato.

    Ulteriore base giuridica: consenso espresso, se richiesto per immagini o riprese in primo piano con intento identificativo e non meramente ambientale.

    Ambito di diffusione: le immagini e i contenuti audiovisivi potranno essere diffusi a mezzo stampa, su siti web, social network (es. LinkedIn, Instagram, YouTube), canali televisivi o materiali di comunicazione online e offline, anche a scopo promozionale.

    Rettifiche e opposizione: l’interessato ha diritto di opporsi alla ripresa o diffusione della propria immagine, laddove ciò non comprometta le finalità di cronaca o documentazione legittime. La richiesta di opposizione va inviata prima o durante l’evento al personale autorizzato o al seguente contatto: privacy@wlsfmilan.com.

    In presenza di specifiche esigenze (es. motivi di sicurezza, tutela di minori, disabilità), sarà possibile richiedere al personale dell’organizzazione misure aggiuntive di tutela (es. segnalazione visiva, posizionamento in aree non riprese).